Registrar una guía

La guía es el documento de cada envío. Tiene un número único, el remitente y el destinatario, la ruta, los bultos y el precio.

Menú: Documentos → Guías → Registrar Guía

El formulario tiene cuatro bloques numerados y un pie con los totales.

Paso a paso

1. Datos de la guía. El N° de guía lo asigna el sistema. Si usás talonario físico, anotá su número en N° guía física. La Fecha es hoy; podés cambiarla para cargar una guía atrasada. Llegada es la fecha estimada de entrega (opcional).

2. Remitente y destinatario. En Quién envía y Quién recibe presioná Buscar y elegí el cliente (o crealo con Nuevo cliente). Si es una empresa con dependencias, elegí la dependencia en la lista que aparece debajo.

3. Ruta. Elegí la ciudad y la agencia de origen y de destino. Si el envío pasa por otra agencia, indicala en Parada intermedia. Cobranza es la agencia que cobra, si no es la de origen.

4. Condiciones:

   • Forma de pago: Contado (se cobra en caja) o Crédito (va a la cuenta corriente).
   • Tipo de guía: Normal o Reembolso (contra entrega, ver abajo).
   • Quién paga: Remitente o Destinatario.
   • Responsable, N° de factura y Observación.
   • Prioritario y Requiere acuse destacan la guía en los impresos.

5. Detalle de ítems. Una fila por cada tipo de bulto: descripción, tipo de paquete, cantidad, peso, medidas, valor declarado, % de seguro y precio unitario. Con Agregar fila sumás más ítems; con ⧉ duplicás uno.

6. Si el cliente tiene tarifa, presioná Calcular para completar los precios.

7. Revisá el TOTAL del pie y presioná Guardar guía.

En el ejemplo, el cliente tiene tarifa Por ciudad a Ciudad del Este de Gs. 25.000 por bulto: con Calcular, 2 cajas medianas suman Gs. 50.000.

Peso en kilos o gramos

Arriba a la derecha de los ítems, Peso en kg | g define en qué unidad escribís el peso. Para paquetes chicos es más cómodo cargar gramos (por ejemplo 450 g). El sistema siempre guarda el peso en kilos y recuerda la unidad que elegiste. También acepta coma decimal (2,5 kg).

Guía de reembolso (contra entrega)

En una guía de Reembolso, el destinatario paga el valor del producto al recibirlo y la empresa después le devuelve ese dinero al remitente. El valor a cobrar es el V. declarado de los ítems.

El repartidor cobra al destinatario el producto + el flete + el seguro, y el ticket lo muestra desglosado. El reembolso queda Pendiente de cobro hasta que se entrega, y después se liquida al remitente desde Reembolsos COD.

Qué pasa al guardar

Forma de pago	Qué hace el sistema	Estado de pago
Contado	Queda pendiente de cobro en caja.	Pendiente hasta que se cobre
Crédito	Suma el flete a la cuenta corriente del que paga (controla el límite de crédito).	Pagado (salvo que tenga seguro o COD a cobrar)
Reembolso	Crea el reembolso COD pendiente de cobro al destinatario.	Pendiente hasta cobrar el COD

La guía aparece en Consultar Guías en estado Recibido:

Límite de crédito

Si la guía a crédito supera el límite del cliente, el sistema no la guarda y muestra cuánto debe, cuál es su límite y cuánto suma la guía. Se puede cobrar parte de la deuda o ampliar el límite antes de volver a intentar.